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企業檔案管理中的社會化問題分析

職稱驛站所屬分類:工商企業管理論文發布時間:2019-06-22 11:16:01瀏覽:1

隨著時代的發展以及社會主義市場經濟的不斷進步,企業之間的競爭日趨激烈,有些企業在注重提高產品銷量的同時還注重企業基本運營成本的降低,企業檔案管理的社會化問題就此被提出。

   隨著時代的發展以及社會主義市場經濟的不斷進步,企業之間的競爭日趨激烈,有些企業在注重提高產品銷量的同時還注重企業基本運營成本的降低,企業檔案管理的社會化問題就此被提出。企業檔案管理社會化不僅可以有效降低企業各項成本,還能在一定程度上提升企業的綜合管理水平。因此,有關企業檔案管理的社會化問題的探討,備受社會各界的關注。

企業管理

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  市場經濟的不斷發展使企業的各種管理方式與手段,在日益改進與更新,而對于企業來說,檔案管理是一項十分繁瑣且工作量極大的工作,不僅耗時還耗費人力資源,在一定意義上影響了企業的發展與進步,因此,不少企業為了進一步提高管理效率,都盡可能運用合理的手段,實現企業檔案管理的社會化。企業檔案管理社會化實質是,企業檔案的外包服務,將企業的部分或者全部的檔案管理工作,交由專門進行檔案管理的個人或者組織完成,從而節約企業的相關成本,減輕企業的負擔,為企業檔案管理水平的提高及長足發展奠定扎實的基礎。

  1企業檔案管理社會化的可行性

  1.1企業檔案管理社會化是一種必然的時代發展趨勢

  相對來說,企業的檔案管理并不是表面上看到的簡單與輕松的工作,它比較繁瑣、單調、復雜,需要企業在這方面投入必要的人力、物力,長此以往,必然會耗費企業不少的經營成本,影響企業的可持續發展。而企業檔案管理進行外包可以使企業的檔案管理工作更加專業,節約企業成本,符合時代與社會發展的要求,從而提高企業的核心競爭力,進而為企業的長足發展提供更多的契機。

  1.2科學技術的發展使企業檔案管理的社會化有了必要支撐

  各種新型科學技術的不斷發展與進步,為社會各行各業提供了堅實的科技支持。在企業檔案管理工作中,科學信息技術的融入,使檔案管理工作變得更加便捷、高效,專業檔案管理部門在對企業檔案進行管理時,可以憑借科學信息技術的重要力量,搭建專業的網絡技術管理平臺,并運用搭建的平臺與委托企業進行實時的交流與溝通,實現檔案管理的科學化。與此同時,在條件允許的情況下,更多的檔案信息能夠被共享與利用,間接地提升了企業檔案的價值,這為企業檔案管理的社會化提供了更多的機會和空間,督促企業與時俱進。

  1.3中介的高質量服務為企業檔案管理的社會化提供了重要保障

  在企業檔案管理方面,國家相繼出臺了不少政策,對其進行明確規范,相關專業的檔案管理部門在參照檔案管理政策方針的基礎上,與委托企業進行必要的溝通與交流,并根據企業的要求對檔案進行正規化管理。另外,被委托的中介管理機構依照嚴格的工作方法與工作要求,對企業檔案進行專業化的規劃與管理,盡可能地在更大程度上提高企業檔案管理水平,這種高質量的中介服務為企業檔案管理工作,提供了高質量的服務保障,使企業檔案管理的社會化有了更多的可能。

  2實現企業檔案管理社會化的良好對策

  2.1構建完善、合理的質量監督體系

  首先,相關檔案行政管理部門要對檔案管理中介機構進行必要的監管,要對其工作制定必須遵守的規則與規章,并審查其執業資質,同時還要注重強化與工商管理部門,以及相關中介監督管理機構的合作,對檔案管理中介機構進行注冊與登記,使其工作符合政策法規的要求。其次,企業也要從各個方面監督檔案管理中介機構的工作,要與中介機構簽訂合理的安全保密協議,并明確規定雙方的責任與義務,從而進一步提高中介機構的責任意識與安全管理意識。再次,檔案管理中介機構也要加強自身的監督工作,除了制定嚴格的工作規范外,還要實施科學的檔案登記制度,嚴化檔案的出入機制,確保企業檔案實現更加安全、高效的管理。

  2.2加強檔案行政部門的宏觀調控力度

  為了在更大程度上提高企業檔案社會化管理的水平,相關人員需要結合實際加強檔案行政部門的宏觀調控力度,為各項檔案管理工作的順利開展奠定扎實的基礎。具體來說,其一,在強化政策研究與立法工作方面,各地各級的檔案行政管理部門要考慮當地的實際發展情況,制定更為可行的行政規章或法規,地方的檔案法規應對檔案管理中介機構的從業資質、經營范圍、工作人員素質、檔案行政機關監督,以及管理標準等進行明確規定,盡可能地增強宏觀調控的力度。其二,檔案行政部門可以考慮嘗試成立監察小組,定期或者不定期地深入檔案管理中介機構的日常工作中,以“微服私訪”的形式,真正了解中介機構的實際工作情況,對于發現的問題,要及時督促其進行整改與完善,并給予其必要的政策扶持與幫助,從而使中介機構的工作符合相關要求,為企業檔案管理的社會化提供更多的活力。其三,在強化立法與政策研究方面,各地各級的檔案行政管理部門還要結合不同中介管理機構的實際情況,對其內部的運行狀態進行網絡化的實時監督,確保中介機構的工作流程與管理標準等符合相關要求,清晰地把握與了解中介機構的規模以及問題,從而在一定程度上弱化,直至避免無序競爭等不良現象,促使我國企業檔案管理社會化早日實現更加科學化的市場發展目標。

  2.3強化集中統一管理

  企業要想進一步推動檔案管理的社會化,就要重視對檔案進行集中統一管理工作,從而為檔案管理的社會化提供保障。傳統意義上的企業檔案管理是由企業內部相應機構負責的,會根據員工的文化程度、工作級別等對檔案進行劃分,這樣的管理手段很容易使檔案管理工作出現混亂、無序的現象,不利于檔案管理水平的提高。而企業檔案管理實現社會化后,可以更好地實現集中統一管理,在更大程度上提高檔案管理質量。因此,企業在把檔案管理工作交給中介機構負責的過程中,要關注檔案集中統一管理的實時情況,并要設置專門的機構與人員,對各類檔案進行檢查與歸類,確保提供給中介機構的檔案能夠更加規范、準確,為檔案管理社會化水平的提高,做好強有力的鋪墊。另外,由于有時對人事檔案的疏忽,企業員工在入職以后,檔案還保存在自己手中,致使企業不能對其進行統一管理,從而出現棄檔或者檔案流失的不良現象。所以,企業要認真核對每一位員工檔案的落實與管理情況,并制定統一的統計表格或錄入系統,確保每一位員工的檔案都記錄在案,保證檔案的集中統一管理以及檔案管理社會化的合理性。

  3結語

  企業檔案作為企業發展與進步的重要記載,是重要的分析與參考資料,能夠為企業的健康、可持續發展提供必要的依據。企業檔案管理的社會化,不論是對提高企業檔案管理水平,還是促進企業發展等方面,都具有不可替代的重要意義。為順利推進企業檔案管理的社會化進程,企業及其他專業機構,需要從管理與技術等不同方面出發,逐步將企業檔案由企業自身負責,轉化為社會專業機構托管,進一步提高企業檔案管理的專業性、時代化。

《企業檔案管理中的社會化問題分析》
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